KORESPONDENSI BISNIS
A. PENGERTIAN KORESPONDENSI
Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondentie (Belanda) yang berarti suatu kegiatan atau hubungan yang terjadi antara pihak-pihak terkait yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.
Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai surat-menyurat.
Saat ini korespondensi merupakan kegiatan yang umum dilakukan pada sebuah perusahaan guna menunjang bisnis mereka, itulah kenapa ada istilah pengertian korespondensi bisnis. Surat menyurat pun bisa dilakukan secara manual melalui kertas maupun via e-mail.
Dalam penulisannya pun, surat harus ditulis secara jelas supaya tidak terjadi kesalahpahaman antar pengirim surat dan penerima surat. Kemudian surat juga harus ditulis secara lugas, artinya penulis surat tidak membuang-buang kata dengan menulis sesuatu yang maknanya sama dengan susunan kata yang berbeda.
Terakhir surat harus di buat dengan menarik dan santun, tidak harus puitis tetapi menarik minat penerima surat dengan tidak melakukan pengulangan kata yang nantinya terasa membosankan.
Menariknya, korespondensi saat ini tidak hanya dilakukan dalam lingkup bisnis nasional tetapi juga internasional, dimana untuk membuat penawaran, atau kontraknya di buat secara tertulis. Meskipun pada saat penawaran dan negosiasi dilakukan secara langsung melalui pertemuan kedua belah pihak atau melalui rapat kecil.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:
1. Korespondensi Ekstern
Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Interen
Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.
Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang untuk menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.
B. DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS
Korespodensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk dalam surat, memo, agenda proposal, maupun laporan bisnis.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang membedakan surat biasa dengan surat bisnis adalah tujuan penulisanya.
Surat berorientasi pada kegiatan bisnis maupun gaya bahasa digunakanya. Dalam perkembangnya, seseorang dapat menulis dan mengirimkan surat dengan secarik kertas maupun elektronik (e-mail).
C. SURAT BISNIS
Bagi masyarakat umum istilah surat bukanlah sesuatu yang baru. Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesan tertulis untuk berbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan maupun bisnis dari seseorang kepada orang atau pihak lain. Seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi yang begitu pesat, penulisan dan penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan bukan saja dengan kertas, tetapi juga melalu surat elektronik (electronic mail/e-mail).
Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis ataupun nonbisnis.
Jadi dapat disimpulkan bahwa surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan bisnis.
Dalam penyampaian surat yang bertujuan untuk bisnis terdapat beberapa macam surat yang bisa kita gunakan dan disesuaikan dengan tujuan dari masing-masing kegiatan bisnis kita.
Adapun macam-macamnya yaitu :
1. Surat Perkenalan
Surat perkenalan adalah surat yang dibuat oleh penjual / perusahaan untuk mengenalkan usaha yang telah dijalankan dari suatu periode dalam kurun waktu tertentu dengan tujuan untuk mengenalkan usaha kepada calon relasi, calon kolega dalam bisnis dalam rangka untuk mengembangkan pasar/ untuk mendapatkan pesanan untuk melakukan aktivitas pemasaran.
Informasi tentang perursahaan penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan adalah :
1. Nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya
2. Gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yang dipakai
3. Pekerjaan/projek yang pernah ditangani
4. Harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual
5.Khusus surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri
6. Perkembangan relasi dalam kurun waktu yang telah dijalani
7. Kondisi perusahaan / usaha yang sedang berjalan
8. Memberikan peluang untuk kerja sama / layanan
contoh surat perkenalan ⇨⇨ surat perkenalan
2. Surat Penawaran
3. Surat Permintaan
Surat permintaan adalah surat yang dikirimkan oleh calon pembeli kepada calon penjual, dimana isinya dimaksudkan untuk meminta keterangan mengenai suatu barang yang diinginkan.
Keterangan yang diinginkan mengenai barang-barang tersebut juga dapat disampaikan dengan jalan selain pengiriman surat permintaan yakni dengan meminta daftar harga atau katalog yang bisa disampaikan juga melalui surat permintaan daftar harga.
Di dalam surat permintaan ini, calon pembeli akan menuliskan informasi apa saja yang dibutuhkan. Biasanya informasi umum yang dibutuhkan calon pembeli meliputi daftar harga barang, syarat-syarat pembayaran, kapasitas atau ketersediaan barang, kualitas, cara pemeliharaan, diskon yang bisa diberikan dan lain sebagainya.
Hal – hal yang perlu diperhatikan di dalam surat permintaan penawaran, pada umumnya ialah :
1. Jenis barang yang diinginkan
2. Jumlah barang yang dibutuhkan atau yang bisa disediakan
3. Kualitas yang diharapkan pembeli atau yang dimiliki penjual
4. Potongan harga yang dapat diberikan
5. Syarat penyerahan serta pembayaran
2. Gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yang dipakai
3. Pekerjaan/projek yang pernah ditangani
4. Harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual
5.Khusus surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri
6. Perkembangan relasi dalam kurun waktu yang telah dijalani
7. Kondisi perusahaan / usaha yang sedang berjalan
8. Memberikan peluang untuk kerja sama / layanan
contoh surat perkenalan ⇨⇨ surat perkenalan
2. Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang ditulis untuk memperlihatkan maksud suatu perusahaan untuk menjalin kerjasama kepada perusahaan lainnya. Biasanya, surat ini digunakan oleh perusahaan-perusahaan penyaluran, dalam hal ini distributor. Surat penawaran pada umumnya berbentuk formal dan dengan jelas mencantumkan rincian harga dan barang yang ditawarkan dan akan dijual kepada perusahaan lain sebagai sub-distributor.
Pada umumnya, di dalam surat penawaran barang diterangkan keunggulan dan keuntungan dari perusahaan yang akan menjual barang mereka agar menarik perusahaan lain untuk memesan dan membeli barang pada perusahaan tersebut. Namun yang perlu diingat, surat penawaran barang tersebut hanyalah membantu untuk menjual produk , sedangkan yang berperan penting dalam penawaran itu sendiri adalah bagian penjualan (sales/marketing).
Berikut ini adalah beberapa fungsi dari surat penawaran tersebut :
1. Sebagai cara untuk memperkenalkan suatu produk kepada pihak lain.
2. Sebagai salah satu cara untuk melakukan kegiatan promosi suatu produk.
3. Untuk meningkatkan pemasaran produk yang ingin dijual, baik itu barang atau jasa.
4. Sebagai sarana menjalin kerjasama dengan pihak lain.
5. Untuk membantu memperluas jaringan bisnis
6. Beberapa hal pokok yang menjadi isi dari suatu surat penawaran adalah sebagai berikut :
7. Nama produk, jenis, mutu, merk, dan jumlah yang ditawarkan.
8. Harga barang/ jasa yang ditawarkan bila dibeli satuan dan dalam partai besar
9. Menawarkan berbagai kemudahan, misalnya gratis ongkos kirim, service gratis, garansi, dan lainnya
10. Metode pembayaran yang bisa dilakukan oleh konsumen.
11. Menawarkan mengenai potongan harga (bila ada) jika membeli dengan jumlah tertentu.
12. Cara pengiriman barang/ jasa kepada konsumen.
Contoh surat penawaran ⇨⇨ surat penawaran
3. Surat Permintaan Surat permintaan adalah surat yang dikirimkan oleh calon pembeli kepada calon penjual, dimana isinya dimaksudkan untuk meminta keterangan mengenai suatu barang yang diinginkan.
Keterangan yang diinginkan mengenai barang-barang tersebut juga dapat disampaikan dengan jalan selain pengiriman surat permintaan yakni dengan meminta daftar harga atau katalog yang bisa disampaikan juga melalui surat permintaan daftar harga.
Di dalam surat permintaan ini, calon pembeli akan menuliskan informasi apa saja yang dibutuhkan. Biasanya informasi umum yang dibutuhkan calon pembeli meliputi daftar harga barang, syarat-syarat pembayaran, kapasitas atau ketersediaan barang, kualitas, cara pemeliharaan, diskon yang bisa diberikan dan lain sebagainya.
Hal – hal yang perlu diperhatikan di dalam surat permintaan penawaran, pada umumnya ialah :
1. Jenis barang yang diinginkan
2. Jumlah barang yang dibutuhkan atau yang bisa disediakan
3. Kualitas yang diharapkan pembeli atau yang dimiliki penjual
4. Potongan harga yang dapat diberikan
5. Syarat penyerahan serta pembayaran
Cara membuat surat permintaan penawaran hendaknya berpedoman pada beberapa hal berikut ini :
1. Pastikan untuk meminta keterangan yang terperinci mengenai bahan – bahan yang dibutuhkan.
2. Nyatakan dengan jelas alasan – alasan yang mendorong kenapa mengajukan permintaan penawaran tersebut.
3. Bantulah pembaca dalam memberikan sesuatu yang kita butuhkan dengan menunjukkan semua data yang ada hubungannya dengan barang yang kita butuhkan.
4. Akhiri surat tersebut dengan kata – kata yang saling menguntungkan kedua belah pihak, misalnya dengan ucapan terima kasih atau penghargaan.
1. Pastikan untuk meminta keterangan yang terperinci mengenai bahan – bahan yang dibutuhkan.
2. Nyatakan dengan jelas alasan – alasan yang mendorong kenapa mengajukan permintaan penawaran tersebut.
3. Bantulah pembaca dalam memberikan sesuatu yang kita butuhkan dengan menunjukkan semua data yang ada hubungannya dengan barang yang kita butuhkan.
4. Akhiri surat tersebut dengan kata – kata yang saling menguntungkan kedua belah pihak, misalnya dengan ucapan terima kasih atau penghargaan.
Contoh surat permintaan ⇨⇨ surat permintaan
4. Surat Penolakan
Di dalam sebuah bisnis atau perdagangan tidak semuanya berjalan dengan mulus atau lancar, terkadang ada kondisi dimana si penjual harus menolak terhadap pesanan yang di ajukan oleh si pembeli. Jika anda sedang mengalami hal ini, anda sebagai penjual harus segera memberitahukan penolakan kepada si pembeli atau pemesan dengan cara menggunakan surat penolakan pesanan.
Surat penolakan pesanan dibuat oleh penjual apabila penjual tidak dapat menyetujui permintaan dari pembeli karena alasan tertentu.
Apabila suatu perusahaan terpaksa untuk menolak suatu pesanan, maka hendaknya dilakukan dengan cara yang bijaksana.
HOW ?
1. Sampaikan Ungkapan Penyesalan
Hal ini dimaksudkan agar tidak menimbulkan kekecewaan pada pihak pemesan. Untuk itu, perlu digunakan perkataan atau ungkapan yang bersifat penyesalan atas penolakan atau ungkapan yang bersifat penyesalan atas penolakan pesanan yang bersangkutan. Tentu saja tak lupa disampaikan ucapan terimakasih atas pesanan yang telah diterima.
2. Beri Tawaran Solusi yang Baik, Seperti Mengganti Pesanan dengan Barang Sejenis
Apabila dalam surat penolakan pesanan yang disampaikan dengan alasan karena barangnya tidak ada dalam persediaaan, tetapi kebetulan perusahaan yang menerima pesanan itu mempunyai barang lain yang sejenis dengan barang yang dipesan, maka sebaiknya kepada pemesan dianjurkan untuk mengganti pesanannya dengan jenis barang yang ada tersebut.
4. Surat Penolakan
Di dalam sebuah bisnis atau perdagangan tidak semuanya berjalan dengan mulus atau lancar, terkadang ada kondisi dimana si penjual harus menolak terhadap pesanan yang di ajukan oleh si pembeli. Jika anda sedang mengalami hal ini, anda sebagai penjual harus segera memberitahukan penolakan kepada si pembeli atau pemesan dengan cara menggunakan surat penolakan pesanan.
Surat penolakan pesanan dibuat oleh penjual apabila penjual tidak dapat menyetujui permintaan dari pembeli karena alasan tertentu.
Apabila suatu perusahaan terpaksa untuk menolak suatu pesanan, maka hendaknya dilakukan dengan cara yang bijaksana.
HOW ?
1. Sampaikan Ungkapan Penyesalan
Hal ini dimaksudkan agar tidak menimbulkan kekecewaan pada pihak pemesan. Untuk itu, perlu digunakan perkataan atau ungkapan yang bersifat penyesalan atas penolakan atau ungkapan yang bersifat penyesalan atas penolakan pesanan yang bersangkutan. Tentu saja tak lupa disampaikan ucapan terimakasih atas pesanan yang telah diterima.
2. Beri Tawaran Solusi yang Baik, Seperti Mengganti Pesanan dengan Barang Sejenis
Apabila dalam surat penolakan pesanan yang disampaikan dengan alasan karena barangnya tidak ada dalam persediaaan, tetapi kebetulan perusahaan yang menerima pesanan itu mempunyai barang lain yang sejenis dengan barang yang dipesan, maka sebaiknya kepada pemesan dianjurkan untuk mengganti pesanannya dengan jenis barang yang ada tersebut.
Contoh surat penolakan pesanan ⇨⇨ surat penolakan
5. Surat Konfirmasi
Setelah menerima surat pesanan atau via telepon/faks dari calon pembeli, penjual perlu memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut. Caranya ialah dengan membuat surat yang disebut surat konfirmasi pesanan
Surat konfirmasi pesanan merupakan data yang diisi oleh penjual berdasarkan surat pesanan atau via telepon dari pemesan, tentang pesanan yang terdiri dari nama barang, jumlahnya, harga dan syarat jual belui lainnya, seperti tempat penyerahan, waktu penyerahan, cara pembayaran. Kemudian surat tersebut dikirimkan kepada pemesan untuk memperoleh kepastian tentang pesanan, serta ketentuan jual beli yang diinginkan penjual seperti yang dicantumkan didalam surat konfirmasi itu.
Jika pesanan itu benar dan persyaratan tambahan dari penjual juga dapat disetujui oleh pemesan, maka pemesan harus membubuhkan tanda tangannya pada surat konfirmasi itu sebagai tanda persetujuan pembelian. Kemudian lembar aslinya harus dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan, yang fungsinya sama dengan surat pesanan. Sehingga penjual tidak ragu lagi untuk membuat faktur dan mengirimkan barangnya kepada pemesan.
Contoh surat konfirmasi pesanan ⇨⇨ surat konfirmasi
6. Surat Referensi
Surat referensi adalah surat yang dibuat oleh seorang atas nama pribadi atau dinas yang berisi keterangan tentang tentang keadaan baik buruknya pribadi seseorang karena diminta oleh pihak lain. Pengertian lain menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan surat referensi adalah surat keterangan yang bersifat rahasia dari pihak ketiga tentang pihak kesatu yang berisi penilaian mengenai bonafiditas, perilaku,dan kualifikasi pihak kesatu untuk kepentingan pihak kedua (yang memerlukan referensi tersebut).
Surat referensi ini lebih dominan fungsinya bagi si peminta. Surat referensi hampir sama dengan surat keterangan atau surat rekomendasi. Dalam pemberian referensi ini, pihak ketiga tidak turut bertanggung jawab jika dibelakang hari timbul persoalan antara pihak kedua dan pihak kesatu.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat referensi, yang membedakannya dengan jenis lainnya.
1. Objek yang diterangkan dalam surat referensi adalah pihak ketiga (bukan yang meminta) yang merupakan pihak yang pernah menjadi anggota sebuah komunitas. Mungkin komunitas sekolah, badan usaha, lembaga, atau instansiyang dimintai surat referensi.
2. Sifat keterangan dalam surat referensi adalah rahasia karena surat tersebut diminta oleh pihak lain dan diberikan kepada yang meminta tanpa sepengetahuan pihak yang diterangkan. Karena sifatnya rahasia, maka penulis harus menuliskan segala keadaannya secara sejujur-jujurnya.
3. Isi keterangan tentang pribadi seseorang dalam referensi bukan hanya hal-hal yang baik saja. Hal yang kurang baik mengenai kelakuan, kecakapan, prestasi atau lainnya perlu diterangkan. Pembuat referensi bertanggung jawab moral kepada Tuhan akan kebenaran keterangannya.
4. Pemberi keterangan tidak ikut bertanggung jawab jika di kemudian hari pihak yang diterangkan dalam referensi berkepribadian yang menyimpang dari penjelasan dalam referensi. Perlu diketahui bahwa sifat dan kepribadian seseorang dapatb di pengaruhi oleh keadaan dan dapat berubah-ubah sewaktu-waktu.
5. Surat Konfirmasi
Setelah menerima surat pesanan atau via telepon/faks dari calon pembeli, penjual perlu memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut. Caranya ialah dengan membuat surat yang disebut surat konfirmasi pesanan
Surat konfirmasi pesanan merupakan data yang diisi oleh penjual berdasarkan surat pesanan atau via telepon dari pemesan, tentang pesanan yang terdiri dari nama barang, jumlahnya, harga dan syarat jual belui lainnya, seperti tempat penyerahan, waktu penyerahan, cara pembayaran. Kemudian surat tersebut dikirimkan kepada pemesan untuk memperoleh kepastian tentang pesanan, serta ketentuan jual beli yang diinginkan penjual seperti yang dicantumkan didalam surat konfirmasi itu.
Jika pesanan itu benar dan persyaratan tambahan dari penjual juga dapat disetujui oleh pemesan, maka pemesan harus membubuhkan tanda tangannya pada surat konfirmasi itu sebagai tanda persetujuan pembelian. Kemudian lembar aslinya harus dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan, yang fungsinya sama dengan surat pesanan. Sehingga penjual tidak ragu lagi untuk membuat faktur dan mengirimkan barangnya kepada pemesan.
Contoh surat konfirmasi pesanan ⇨⇨ surat konfirmasi
6. Surat Referensi
Surat referensi adalah surat yang dibuat oleh seorang atas nama pribadi atau dinas yang berisi keterangan tentang tentang keadaan baik buruknya pribadi seseorang karena diminta oleh pihak lain. Pengertian lain menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan surat referensi adalah surat keterangan yang bersifat rahasia dari pihak ketiga tentang pihak kesatu yang berisi penilaian mengenai bonafiditas, perilaku,dan kualifikasi pihak kesatu untuk kepentingan pihak kedua (yang memerlukan referensi tersebut).
Surat referensi ini lebih dominan fungsinya bagi si peminta. Surat referensi hampir sama dengan surat keterangan atau surat rekomendasi. Dalam pemberian referensi ini, pihak ketiga tidak turut bertanggung jawab jika dibelakang hari timbul persoalan antara pihak kedua dan pihak kesatu.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat referensi, yang membedakannya dengan jenis lainnya.
1. Objek yang diterangkan dalam surat referensi adalah pihak ketiga (bukan yang meminta) yang merupakan pihak yang pernah menjadi anggota sebuah komunitas. Mungkin komunitas sekolah, badan usaha, lembaga, atau instansiyang dimintai surat referensi.
2. Sifat keterangan dalam surat referensi adalah rahasia karena surat tersebut diminta oleh pihak lain dan diberikan kepada yang meminta tanpa sepengetahuan pihak yang diterangkan. Karena sifatnya rahasia, maka penulis harus menuliskan segala keadaannya secara sejujur-jujurnya.
3. Isi keterangan tentang pribadi seseorang dalam referensi bukan hanya hal-hal yang baik saja. Hal yang kurang baik mengenai kelakuan, kecakapan, prestasi atau lainnya perlu diterangkan. Pembuat referensi bertanggung jawab moral kepada Tuhan akan kebenaran keterangannya.
4. Pemberi keterangan tidak ikut bertanggung jawab jika di kemudian hari pihak yang diterangkan dalam referensi berkepribadian yang menyimpang dari penjelasan dalam referensi. Perlu diketahui bahwa sifat dan kepribadian seseorang dapatb di pengaruhi oleh keadaan dan dapat berubah-ubah sewaktu-waktu.
Komentar
Posting Komentar